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ビジネスメールのモテる書き方とは?おすすめの方法を紹介

 2020/04/17 マーケティング
この記事は約 12 分で読めます。


こんにちは!

 

皆さんスマートフォンはお持ちでしょうか?

今や国内の普及率が9割近くまで上がっています。

特に10代、20代、30代は生活環境もあってか約9割に達しています。周りを見てもほとんどの人が使っていますよね。

なんと2019年2月時点で60代の普及率が7割に迫っているのです。

これを聞くと普及率の高さに驚かされます。

 

そんなスマートフォンの使い道といえば連絡だったり情報収集だったり、小さなパソコンみたいな感じです。

 

当然、ビジネスでも利用されます。

何かにうっかり登録するとセールスの電話がかかってきますし、SNSでも広告を見る機会は多いですよね。

発信にも受信にも使えてどこでも持っていけるので実は重宝されているわけです。

 

さて、今回はそんな身近なスマートフォンでも活躍するビジネスメールについてお話していきます。

 

ビジネスメールの基本の書き方から、お客様からモテるおすすめの方法を紹介していきます!

 

 

 

ビジネスメールとは

そもそもビジネスメールとは何か?

社内外の関係者とビジネスに関するコミュニケーションをするメールのこと。

報・連・相などをはじめとした、ビジネス全般のやり取りがその対象。

と定義されます。

 

まとめていうと仕事に関係するすべてのメールです。

 

 

プライベートのメールは最終的な責任者は自分になりますので何をどう書こうが自由です。(もちろん最低限の礼儀はもっているべきですが)

 

ですがビジネスメールは最終的な責任者は会社になります。

どんなやり取りであろうとそのお客様にとってはそのメールが会社の印象を左右するのです。

個人がメールを打って送ろうが責任者は会社です。それ相応の礼儀やマナーが必要ですし、一定の書き方や規則が決まっている場合もありますのでその点をきちんと把握していなければなりません。

 

これを忘れてしまうとトラブルに発展してしまう事があります。

最終的な責任者は会社という事を覚えておきましょう。

 

 

ビジネスメールを活用しよう

メールでビジネスは難しい…と思う方もいるかもしれません。

ですが!むしろ逆なんです!

メールを使った方がうまく行く場合があります。

 

今回はメールを使う方がおすすめな2つの例を紹介します。

 

すぐその場で売ろうとしない

会ってすぐその場で売ろうとしないでください。

お客様は押しの強さに引いて「この人買わせたいだけだ」と警戒してしまいます。

 

会ってすぐ売ろうとする人の特徴はお客様の話を聞かないという点です。

この商品は、弊社は、私は、と自分ばかりが喋っていてお客様が求めているものを理解しようとしません。

これではせっかく買おうと思っても買いたくなくなってしまいます。

 

ではどうしたらいいのか?

 

まずはお客様の話を聞きましょう。

そして連絡先を交換してみてください。そこで詳しく聞き出してお客様の悩みを浮き彫りにしましょう。

そして「これで悩みが解決できますよ」とセールスをしていくのです。

 

場合にもよりますが、特に高い買い物をするときにはこちらの方が有効ですよ。

 

長々と話しても

セールスの際にずーっと喋っている方いますよね。

あれは逆効果です。

 

人間が集中して話を聞けるのはおよそ100秒。

ニュースでも70秒以内で伝えるのがベストと言われています。

セールスを5分10分と聞かされても集中は切れているので意味がありませんし、飽きているうえにしつこいと思われます。

 

要点だけを伝えて詳細はメールの方で送らせていただくような形をとる方が建設的です。

しかもメールをなるべく速く丁寧に出せば好印象を持ってもらえますのでおすすめですよ。

 

 

どちらも必ずこうだ、と断言するものではありませんが、ビジネスの場面でよく見る光景です。

身に覚えがある方はぜひメールを利用してみてください。

 

 

ビジネスメールの基本の書き方

ビジネスメールの書き方が分からないというそこのあなた。

今回はこの順番で書けば簡単に書けてしまう!という基本の書き方を紹介いたします!

 

全部で7項目ですので慣れればスラスラ書けるようになります。

 

宛名

株式会社(会社名)

人事部部長

(お名前)様

 

1行目に宛名を書きます。

属している企業や役職がある場合は、会社名と部署名を書いてからお名前を書きます。

企業名の「株式会社」を(株)としたり「有限会社」を(有)などと略してはいけません。

 

挨拶

お世話になっております。

社外の方への一般的な挨拶です。

お疲れ様です。

社内の方への一般的な挨拶です。

 

挨拶の有無で印象がかなり変わってしまいます。

ここで印象が悪くなれば=会社のイメージが悪くなります。

忙しくても必ず挨拶は入れましょう!

 

名乗り

株式会社(社名)の(氏名)です。

社外の方への名乗りです。

(挨拶)(氏名)です。

社内の方への名乗りです。

 

企業に所属している場合は宛名と同じように会社名、所属部署と名前を書きます。

ここでも(株)などと省略しないように気を付けてください。

署名があるから名乗りは不要と考える方もいますが、相手の見る媒体によってはそれが誰からか確認しにくい場合があります。署名のところまで行って誰かを確認して、と相手に手間をかけさせてはいけません。必ず冒頭に名乗りを入れておきましょう。

 

要旨

打ち合わせの日程について、ご相談です。

 

先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。

 

挨拶が済んだら本題です。まずはメールの趣旨を簡潔に伝えましょう。そこでこのメールの役割を相手に認識していただき、スムーズに読んでいただけるようになります。

 

詳細

本文です。ここで気を付けてほしいのは分かりやすく書くことです。

ビジネスメールは作文を書く場ではないので、「何を伝えたいか?」「何をしてほしいか?」を明確にあらわさなければなりません。でないと何のメールか伝わらなくなります。

 

ポイントは結論を先に述べることです。

ビジネスにおいては先に結論を述べることで効率よく話を進められます。まずは簡潔に決をンを伝えましょう。

そして詳細に移りますが、ここは2つの手法を選ぶことができます。

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よく使われていますが、

When(いつ)

Where(どこで)

Who(誰が)

Whom(誰に)

What(何を)

Why(なぜ)

How to(どのように)

How many(どれだけ)

How much(いくらで)

という構成で文を書いてみましょう。

これを意識すると書き洩らしなく要点を伝えることができます。

 

箇条書き

内容:サロン体験セミナー

日時:2020年5月16日(土)

場所:○○○○

対象:セミナー申込者

参加費:5,000円(税込)

といったように箇条書きの方が伝わりやすい場合もあります。

情報が多くなりわかり辛くなるようでしたら箇条書きにしましょう。読む側にとってもわかりやすくなります。

 

結びの挨拶

今後ともよろしくお願いいたします。

 

ご検討の程、よろしくお願いします。

 

結びの挨拶は本文で述べた要件を最後に強調するために使うといいでしょう。内容に合わせて臨機応変に、意図が分かりやすく、相手が気持ちよく読み終えられるように締めくくります。

 

署名

–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–

株式会社(社名) (氏名)

〒〇〇〇-○○○○

(自社の住所)

(電話番号)/(FAX)

(メールアドレス)

(ホームページURL)

–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–*–

 

メール上の名刺のようなものだと考えてください。

上記のような書き方で、会社情報と自身の名前を記載していることが大半です。

役職や部署を書く場合もあります。

業務形態や相手にもよりますが営業時間を記載するケースもありますので必要であれば書きましょう。

 

 

どのくらいの頻度がいいの?

お客様と信頼関係を育みたい場合において、最初に挨拶をして連絡先を好感してから1か月が勝負だといわれています。

この約30日間の間に10往復のメールをすることが効果的だといわれています。

 

人間の心理的に興味を維持できる期間がおよそ3週間だそうです。

その間に興味から好意にできなければ取引はなくなる可能性が高いと思ってください。

当然ですがこの1か月間で1度でも間違った書き方をしたりすると取引がなくなります。

メールの内容にも十分気を付けてください。

 

 

お客様からモテる三箇条

お客様からモテている、要するに成果の出ているビジネスマンの三箇条とは何でしょうか?

気になりますよね。

全て解説していきます!

 

その1 相手のお金を増やす人

資産運用の話というわけでなく(もちろんその場合もありますが)、相手にとって価値のあるものを提供するという事です。

「損した」「無駄だな」どと思わせるのではなく、むしろ「得した」と思わせるようなものを提供してください。

 

その2 相手の時間を増やす人

これも時間操作だったりのことではないです!

ものを通してお客様の生活を楽に、時間的余裕が生まれるようなものを提供することを指しています。

また、セールスの場面において「有意義な時間だった」と思わせるようなものも指しています。

お客様の大切な時間を生みだすようにしましょう。

 

その3 相手の気持ちを喜ばせる人

当たり前のようですが、実は難しいです。

特にビジネスの場面ではどうしても利益を追求するあまりお客様に対しての配慮が欠けてしまう事があります。

ですが常にお客様のことを考え、幸せになれたり楽になったりする方法を提供できればお客様からはモテモテです。

忙しくなったり焦ってしまうと欠けてしまう感覚なので常に意識しておくことが大切です。

 

 

共通して言えるのが「相手のことを思う」です。

相手はどう思うか?相手にとってどうだろうか?を考えることが持てる秘訣です!

 

おすすめの方法

さてここからはメールに組み込むとより高感度が増す方法を紹介していきます!

使い方やタイミング次第ではとっても気に入ってもらえることもあるほど強力な方法です!

ぜひ覚えてくださいね!

 

相手の情報を入れる

これはドタキャン予防のための方法です。

「明日の打ち合わせの件です。○○にて13時にお待ちしております。」

「明日の打ち合わせの件です。○○にてお話ししていた資料を用意して13時にお待ちしております。」

このように相手を特定するような情報を入れることでお客様は「自分のためにしてくれているなら行かなければ」と思ってくださいます。

些細なことですが、ここでしっかりと相手を意識した文を入れることによって、相手を喜ばせましょう。

 

例+質問

何かを聞き出したいときに

「お困りのことはありませんか」

「気になるプランはありますか」

などと大雑把な質問をしても効果は期待できません。

「○○○○だと○○が起きて大変だったそうですが、何かお困りのことはありませんか」

「〇〇〇という事があった方は○○を選んでいますが、気になるプランはありませんか」

と明確な例を出すことでイメージがしやすく、本当に自分を心配してくれているんだと感じます。

突然セールスの場面で質問だけされても「何か売りつけられそう」と思われて悩みを言われないというケースがあります。

1つ例を入れるだけで印象が変わりますので一度試してください。

 

YES or NOではなくA or B

Aを買うか買わないかではなくAを買うかBを買うかで悩ませましょう。

買う買わないだとかなり悩んで買わない方が多くいます。

そこで

「Aがおすすめだがもう少しリーズナブルなBでもいいと思う」

ということで「買わない」という選択肢を消します。

選択肢を変えるだけでも成約率は変わってくるので要注意です。

 

褒め上手になる

ただ褒めればいいってもんじゃありません!

褒めるときにはその人を特定するような褒め方をしましょう。

「優しいですね」ではだれでも当てはまってしまいます。

「今日、○○○を教えていただけてとても嬉しかったです。お優しいですね」

といった方が喜ばれます。

自分をちゃんと見てくれていると感じるので相手を喜ばせることができます。

 

これはNG!

「○○様にピッタリです!」というメッセージは、実はNGなんです!

人間は言われたことに反抗する心理を持っています。

「宿題やりなさい!」と言われてやる気がなくなったことありますよね。

 

主語を「YOU」から「I」に変えてみてください。

「私は○○様が○○○なのでこれがピッタリだと思います!」

と伝えると「あ、私のこと思ってくれてる」と感じて受け入れやすくなります。特になぜそう思うのかの理由を入れると効果的です。

 

 

全部で5つの方法を紹介しました。

難しいものはないので、メールをする機会があればぜひやってみてください!

 

まとめ

 

ビジネスメールのモテる書き方とは?おすすめの方法を紹介」というテーマでお話ししていきましたが、いかがでしたか?

 

 

礼儀やマナーをもって対応しなければいけなことは当然ですが、そこにプラスして相手を思う言葉を入れられると良いですね。

 

ビジネスメールは基本の書き方をすることもあれば、状況によっては少し砕けることもあります。今回おすすめした方法を実践する機会は多いのでぜひやってみてください。

 

それではまた!次回のブログをお楽しみに。

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